Organizar uma agenda de atendimentos é um dos maiores desafios dos profissionais liberais, sobretudo em início de carreira. Corre-se o risco de agendar mais clientes do que é possível atender e nem sempre a gente sabe lidar com aqueles que vivem cancelando as consultas ou serviços marcados.

Por isso, é importante que o profissional ou a clínica tenham uma política bastante clara para evitar o cancelamento de atendimentos e que seja muito bem explicada aos clientes, evitando pequenas rusgas e situações constrangedoras.

A seguir, damos algumas dicas para evitar cancelamentos de clientes. Confira!

Adote uma política de cancelamento

Quando o cliente ou paciente realiza o agendamento, precisa estar ciente das regras que o seu consultório ou negócio tem para os casos de cancelamento. Portanto, é importante estabelecer uma política bastante clara e explicar ao cliente com antecedência.

Por exemplo, caso ele não possa mais comparecer ao atendimento, é preciso que faça o cancelamento com prazo de 24h de antecedência para que outros clientes possam ser encaixados em situações de emergência.

Há, também, a possibilidade de cobrar uma porcentagem da consulta, caso o cliente não compareça ou cancele em cima da hora. 

Incentive o pagamento antecipado

Uma boa maneira de deixar o cliente satisfeito e, ao mesmo tempo, evitar cancelamentos é incentivar o pagamento antecipado. Com isso, você já garante o pagamento da consulta, e o cliente, por sua vez, tem mais motivos para evitar o cancelamento.

Verifique a possibilidade de dar algum desconto para quem fizer o pagamento antecipado. Assim, você também beneficia o cliente, deixando-o satisfeito com o serviço.

Evite ter a sala de espera lotada

Um dos maiores problemas que os clientes afirmam ter com agendamentos de consulta ou serviços é que, em geral, há muita demora em ser atendido. Se o cliente tiver compromisso e sua consulta demorar a acontecer, possivelmente ele irá embora, o que vai atrapalhar a organização da agenda, aumentando a quantidade de clientes insatisfeitos.

Procure estabelecer um tempo razoável para cada consulta e intervalos entre um cliente e outro. Caso a consulta ou o serviço aconteçam em tempo menor do que havia planejado, aproveite para ler e-mails, resolver pendências ou até mesmo para descansar. Respeite o tempo do paciente, e ele, consequentemente, respeitará o seu.

Atenda em horários alternativos 

O ideal é sempre atender em horário comercial para que você possa aproveitar o tempo livre para estar com a família.

Entretanto, sempre existem as exceções, como no caso dos clientes que não conseguem encontrar horário livre dentro do horário comercial ou mesmo daqueles que já frequentam o estabelecimento ou a clínica há muito tempo e merecem que você abra uma exceção.

Evite erros de agendamento para impedir o cancelamento de atendimentos a clientes

A organização da agenda é essencial para evitar cancelamentos. Em primeiro lugar, não faça agendamentos com curto espaço de tempo entre um e outro. Em segundo lugar, solicite a confirmação do paciente. Para isso, envie SMS no dia anterior à consulta para que ele se lembre do compromisso e, se preciso, faça a confirmação ou cancele com antecedência.

E aí? Gostou das ideias para evitar o cancelamento de atendimentos de clientes? Que tal colocá-las em prática? Para continuar acompanhando nossos conteúdos, siga a Oiana no Facebook, no LinkedIn e no Twitter!