A tecnologia parece mágica quando muda a nossa vida! E apenas nos damos conta disso quando há algum problema, quando por exemplo o whatsapp sai do ar por algum problema jurídico. A tecnologia está aí justamente para tornar a nossa vida mais prática e simples. Atualmente a internet é o início de várias tarefas do nosso dia a dia e não poderia ser diferente para o agendamento de consultas ou serviços. Trazemos um infográfico com algumas informações e benefícios para profissionais liberais ou prestadores de serviços ao adotarem uma ferramenta que possibilite aos seus clientes a oportunidade de se relacionarem pela internet como por exemplo o agendamento de serviços ou consultas.
Com 130 milhões de brasileiros com acesso à internet parece que a era digital não combina com agendamento presencial ou por telefone!
Não há como fugir: a tecnologia está transformando o nosso modo de viver e o que separava o online do offline está desaparecendo.
Usar os mesmos mecanismos de 30 ou 40 anos atrás parece inviável. É o caso, por exemplo, da consulta agendada presencialmente ou por telefone. Mas se por um lado a tecnologia chega tão rápido aos nossos bolsos (em 2016 haviam mais de 168 milhões de smartphones no Brasil segundo a FGV) por outro lado muitas instituições, negócios e profissionais ainda promovem marcações apenas por telefone, não dispondo de um sistema automatizado de agendamento online, de organização das filas de atendimento e de disparo de mensagens automáticas de confirmação.
A conveniência é um dos primeiros motivos apontados no infográfico. Conveniência é uma exigência do consumidor, junto com rapidez e qualidade. Esses são temas básicos na entrega de qualquer serviço. A nova geração “Millennials” já são íntimos da tecnologia e contam com a sua comodidade, 74% valorizam a possibilidade de agendar um serviço online e 77% dos consumidores acreditam ser importante alterar ou cancelar consultas pela internet.
Outro motivo importante é o mercado ou a concorrência que está buscando os meios para viabilizar o agendamento online, então se você não está nesse patamar, está atrás dos seus concorrentes. As pesquisas apontadas no infográfico indicam que 10% dos sistemas já oferecem uma plataforma digital para agendamentos online pelo próprio cliente.
O processo de busca, seleção de profissionais e serviços também depende da internet, na grande maioria as decisões são iniciadas pela internet: 48% dos clientes costumam levar até duas semanas entre a procura, comparação e escolha do profissional antes de marcar uma consulta ou serviço. Há ainda 56% dos clientes que preferem marcar consultas por telefone por desconhecerem outros métodos. O ponto positivo é que 44% já fizeram algum tipo de agendamento online e lamentam que nem todos os profissionais e serviços estão preparados para isso. 85% dos usuários de smartphone usam alguma ferramenta digital de agenda ou calendário para se organizar de forma prática.
O que a implementação de uma ferramenta de agendamento online pode fazer por você?
Falamos muito de conveniência que é o principal valor percebido pelo cliente, mas há outros pontos importantes como:
Redução de custos com equipes de atendimento.
Manter uma equipe realmente eficiente de atendimento telefônico ou terceirizar o serviço para uma outra empresa apresenta um alto custo se compararmos com outras alternativas.
Possibilidade de agendamento a qualquer dia e a qualquer hora.
Manter uma equipe ou um atendimento que funcione 24 horas, 7 dias por semana é ainda muito mais caro. Por esse motivo a maiorias dos atendimentos não funciona durante as 24 horas do dia. Um sistema de agendamento online permite que o cliente acesse o site do profissional quando quiser, vendo o quadro de horários disponíveis em tempo real e selecionando aquele horário que melhor lhe convém. Outro ponto é que normalmente lembramos que precisamos agendar uma consulta ou serviço quando chegamos em casa ou quando já estamos desacelerando da correria do dia a dia e o horário de agendar já encerrou, sendo obrigado a aguardar até o horário comercial do próximo dia para realizar o agendamento.
Diminuição de gastos com ligações telefônicas.
Através dos processos automatizados de lembretes e confirmações é possível ter uma grande economia de dinheiro e tempo com ligações telefônicas feitas pelos próprios atendentes ou assistentes com o objetivo de confirmar as consultas e serviços agendados. Nesse caso, o profissional ou negócio que não conta com um sistema que atenda este tipo de funcionalidade perde duplamente: perde-se com o crescimento exponencial dos valores das contas telefônicas e o tempo gasto, assim como perde-se com as altíssimas taxas de ausência ou faltas (problema largamente conhecido pela grande maioria dos profissionais que trabalham com agendamento).
Diminuição e controle das taxas de ausência.
É de conhecimento da grande maioria que empresas ou profissionais que utilizam um sistema de agendamento online reduzem drasticamente seus custos com telefonia, certo? Mas também é importante saber que, com esse recurso, os índices de não comparecimentos nas consultas e nos serviços pode ser diminuído. Isso porque estes sistemas podem ser programados para disparar lembretes automáticos a cada cliente (via SMS ou e-mail), sem que esse trabalho precise ser feito manualmente pela equipe de atendimento, além de ajudar a atenuar as faltas, essa automatização libera os profissionais e sua equipe para fazerem o que realmente agrega valor aos serviços: prestar um serviço melhor, sanar dúvidas, ouvir sugestões e resolver os problemas dos clientes.
O que esse sistema faz pela imagem do seu negócio?
Deixar os clientes à mercê da sua capacidade de atendimento ou da sua equipe é completamente incompatível com a era conectada em que estamos vivendo. Por mais eficientes que você e sua equipe sejam, o tempo gasto tentando atender, responder e encaixar clientes, marcando, remarcando ou desmarcando serviços e consultas só aumenta o tempo entre a solicitação e a resposta para o cliente. Isso acontece porque, em muitos casos, são as mesmas pessoas que atendem em todas essas frentes (atendimento local, telefone, whatsapp e etc). E esse modelo de trabalho não é produtivo, custa caro e transmite uma imagem de desorganização da empresa ou do profissional. Assim entra novamente o agendamento online e a automatização de tarefas para melhorar os processos e fortalecer o seu negócio.
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